•  ¿Puedo crear una cuenta de mesa de ayuda?

Una cuenta de mesa de ayuda te permite realizar solicitudes y gestionar requerimientos relacionados con el soporte del software. Si deseas crear una cuenta, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de la línea telefónica 601 915 8777.

• ¿Cómo puedo recuperar mi cuenta de mesa de ayuda?

Si has olvidado tu contraseña o tienes dificultades para acceder a tu cuenta de la mesa de ayuda, puedes recuperarla fácilmente. Solo tienes que acceder a la página de inicio de la mesa de ayuda, hacer clic en «Recuperar contraseña» e introducir tu nombre de usuario. De este modo, recibirás un correo con las instrucciones para restablecer tu contraseña en la dirección de correo electrónico registrada en tu perfil.

• ¿Cómo puedo crear un nuevo rubro presupuestal?

Para crear un nuevo rubro presupuestal debe dirigirse al menú principal y ubicar la ruta: presupuesto->plan presupuestal. Aquí debe seleccionar el año de la vigencia y posteriormente ubicarse en el rubro título o cuenta que contendrá el nuevo rubro que se pretende crear. Debe ir seleccionando cada una de las variables CCPET complementarias que se configuraron en la estructura presupuestal, dependiendo del tipo al que pertenezca: ingresos, funcionamiento, inversión, deuda u operación.

• ¿Cómo puedo crear una nueva cuenta contable?

Para crear una nueva cuenta contable debe dirigirse al menú principal y ubicar la ruta: contabilidad->plancuentas. Aquí debe seleccionar el año de la vigencia y posteriormente ubicarse en la cuenta título que contendrá la nueva cuenta. Posteriormente debe oprimir el botón Nuevo y colocar el código adicional que se desea agregar. Una vez creada la cuenta contable puede configurar en el marco ubicado a la derecha del árbol del plan de cuentas, las opciones de control de documentos, terceros, banco y corriente.

•  ¿Cómo puedo crear un nuevo tercero?

Para crear un nuevo tercero debe dirigirse al menú principal y ubicar la ruta: Contabilidad->Gestión de terceros. Aquí debe oprimir el botón nuevo y diligenciar los campos obligatorios: Tipo de persona, primer apellido si es persona natural o razón social si es persona jurídica, tipo de identificación, número de identificación, dirección, teléfono, país, departamento, municipio, tipo de tercero y régimen. Por último oprimir el botón guardar.

• ¿Cómo generar un reporte de auditoría de información?

Para generar un informe de auditoría de información debe dirigirse al menú principal y ubicar la ruta: Contabilidad->generación de informes->Administrativos. Aquí debe seleccionar el reporte Revisión de integridad y el período en que se desea hacer la consulta. En este informe podrá encontrar posibles documentos con diferencias débitos y créditos, comprobantes contables sin afectación presupuestal y diferencias entre el total del valor contable del comprobante con el valor de su comprobante presupuestal.

• ¿Cómo se puede generar el reconocimiento presupuestal a partir del comprobante de facturación?

Para generar la afectación presupuestal del comprobante de facturación debe cerciorarse que en la ruta: contabilidad->configuración->comprobantes, este comprobante tenga parametrizado en la opción Comprobante presupuestal el valor Reconocimiento presupuestal. Una vez realizada esta verificación, debe dirigirse al plan contable de la vigencia, ubicar las cuentas de causación de detalle a utilizar en los movimientos y oprimir el botón Afectación presupuestal, ubicado en el marco a la derecha del árbol contable. Posteriormente ubicar el rubro presupuestal de ingresos con el que va a asociar esta cuenta y por último oprimir el botón Guardar.

• ¿Cómo se puede realizar el cierre fiscal contable?

Para realizar el cierre fiscal contable debe dirigirse al menú principal y ubicar la ruta: contabilidad->configuración->cuentas contables->cuentas de cierre. Aquí, debe seleccionar el año y seleccionar la cuenta contable para el concepto de ingresos, gastos, costos, utilidad y pérdida. Posteriormente, debe dirigirse a la ruta contabilidad->procesos contables->cierre fiscal, seleccionar el año y verificar en el resumen mostrado, las sumas iguales en los débitos y créditos de todos los comprobantes. Por último debe oprimir el botón iniciar y verificar la inserción del comprobante de cierre fiscal.

• ¿Cómo se puede trasladar las obligaciones por pagar y los compromisos por obligar de la anterior vigencia presupuestal para constituir las CxP y Reservas del nuevo año en las entidades territoriales?

Para constituir las CxP y Reservas del nuevo año, en el menú principal debe ubicar la ruta: presupuesto->plan presupuestal. Aquí, debe seleccionar el año del que provienen las obligaciones y los compromisos pendientes de afectación y seleccionar el rubro Gastos, que permitirá visualizar en el marco ubicado a la derecha del árbol presupuestal, el resumen de la ejecución presupuestal, en el que debe ingresar a la opción Obligaciones por Pagar, dirigirse a la parte inferior de la ventana y oprimir el botón Crear CxP (Nuevo año). De igual forma, en el resumen del plan presupuestal, es necesario ingresar al ítem Compromisos sin obligación, dirigirse a la parte inferior de la ventana y oprimir el botón Crear Reservas (Nueva Año). Si los botones de creación de Reservas y CxP no se muestran significa que este procedimiento ya se ejecutó y estos movimientos ya se encuentran constituidos para el nuevo año.

• ¿Por qué el sistema no permite generar la afectación presupuestal de una cuenta por pagar o de un egreso contable?

Para que el sistema permita la afectación presupuestal de una cuenta por pagar o un comprobante de egreso, es necesario verificar que existan los soportes presupuestales correspondientes y que estos cumplan con ciertos requisitos, dependiendo del tipo de documento:

Cuentas por pagar

Se requiere la existencia de un compromiso presupuestal que cumpla con las siguientes condiciones:

1. Saldo suficiente: El compromiso debe contar con saldo disponible que cubra el valor total de la cuenta por pagar. Esta validación puede realizarse ingresando a Presupuesto > Movimientos > Compromisos presupuestales, y seleccionando el botón en forma de «T» ubicado a la derecha del registro.

2. Coincidencia del tercero: El tercero registrado en el compromiso presupuestal debe coincidir con el que se registra en la cuenta por pagar.

3. Fecha válida: El compromiso debe estar elaborado en una fecha igual o anterior a la de la cuenta por pagar, y dentro de la misma vigencia fiscal.

Comprobantes de egreso

En este caso, se requiere una obligación presupuestal que cumpla con las siguientes condiciones:

1. Saldo suficiente: La obligación debe disponer de saldo que cubra el valor del pago. Esta verificación se realiza en Presupuesto > Movimientos > Obligaciones presupuestales, seleccionando igualmente el botón en forma de «T» ubicado a la derecha del registro.

2. Coincidencia del tercero: El tercero registrado en la obligación presupuestal debe ser el mismo que figura en el comprobante de egreso.

3. Fecha válida: La obligación debe haber sido generada en una fecha igual o anterior al comprobante de egreso, y dentro de la misma vigencia fiscal.